П'ять ознак того, що час замінити принтер

1. Речі, які стоять в кутку

Іноді це очевидно, коли вам потрібен новий принтер – плями від друку, неприємні звуки – але іноді це не так очевидно. Друкарі часто сидять у кутку офісу, тягнучись і надаючи вірне обслуговування. Ви помічаєте, лише коли настав час заправити лоток для паперу або поповнити тонер. Але що станеться, якщо він виходить з ладу, якщо у вас є термінові документи для друку, сканування чи обміну?

Крім того, змінився спосіб нашої роботи. Тепер людям потрібен кращий і розумніший друк і обмін документами – незалежно від того, працюють вони в офісі чи деінде. А програми та рішення є ключовими: життєво важливо мати автоматизовані інструменти, які допоможуть полегшити нескінченний список завдань, з якими ми всі стикаємося. Проте, навіть якщо принтер працює, можливо, настав час для оновлення.

2. Чи може ваш принтер робити щось більше, ніж просто копіювати, друкувати та сканувати для електронної пошти?

Деякі пов’язані з друком технології та процеси, які були передовими п’ять років тому, тепер можна вважати застарілими. Багато інструментів, які підвищували ефективність, були обмежені офісом. Сучасна робоча сила не тільки звикла бути мобільною, на зв’язку та завжди ввімкненою – вони очікують і потребують доступу до хмарних рішень і даних, щоб вони могли працювати з будь-якого місця, використовуючи будь-який пристрій.

Їм також потрібно робити більше, ніж копіювати, друкувати та сканувати в електронну пошту. Безпечне зберігання та обмін інформацією є ключовим у поєднанні з потребою в принтерах, які мають можливість робити більше. Сучасні універсальні або багатофункціональні принтери (БФП) можуть зробити набагато більше, щоб підвищити продуктивність і вирішити завдання, орієнтовані на поломку документів, які спричиняють вузькі місця та розчарування.

Завдяки інтеграції з такими інструментами трансформації документів, як Xerox® Workflow Central , користувачі легко підключаються до інструментів, які їм потрібні ^, щоб пришвидшити роботу та звільнити дорогоцінний час.

3. Вийдіть за межі за допомогою потужних інструментів процесу

Xerox ^® Workflow Central використовує потужність багатьох універсальних програм для автоматизації кількох рутинних завдань одним натисканням кнопки. А оскільки ці рішення використовують потужність хмари, ви можете попрощатися з розпорошеною інформацією, розрізненими процесами та кількома копіями одного документа. Наприклад, за допомогою БФП і Workflow Central ви можете:

• Перетворення статичних документів на редаговані

• Автоматизуйте та поєднуйте ключові процеси

• Захистіть інформацію шляхом автоматичного редагування конфіденційних даних

• Скануйте та друкуйте з хмарного сховища або рішень для бізнес-процесів

• Перекладайте текст понад 40 різними мовами

• Робіть рукописні нотатки, щоб їх можна було редагувати та ділитися ними

• Перетворення документів на аудіофайли

Навіть краще? Ви можете комбінувати багато з цих робочих процесів!

4. Чи безпечний ваш друк?

Сучасні принтери мають безліч функцій безпеки для забезпечення безпеки даних. Зробіть ваш новий принтер такими параметрами безпеки:

• Аутентифікація. Принтер друкуватиме документи лише тоді, коли користувач введе свій PIN-код на пристрої. Немає більше конфіденційних документів, які валяються без захисту.

• Шифрування друку. Дані, надіслані на принтер без шифрування, роблять вас уразливими для хакерів. Шифрування файлів захищає ваші дані, забезпечуючи їх безпеку від створення до місця призначення.

• Сканування, захищене паролем. Якщо ви дозволите необмежене сканування, ви можете надати конфіденційну інформацію не тим сторонам. Додавши захист паролем до PDF-файлів, лише потрібні люди зможуть отримати доступ до даних, які вони містять

5. Багато дзвінків у службу підтримки?

Як часто вам потрібно телефонувати в ІТ-підтримку, щоб вирішити проблему, пов’язану з принтером? Довідкові служби повідомляють, що 40-60% дзвінків можуть стосуватися друку. Доброю новиною є те, що сучасні принтери мають більше вбудованих інструментів допомоги, а також користувачі мають доступ до інформаційних сайтів підтримки, форумів і програм. Є автоматичні оновлення програмного забезпечення та мікропрограми, відеоуроки та теми довідки з можливістю пошуку в інтерфейсі користувача принтера.

Час змінюватися

Отже, настав час для нового принтера? Рішення не залежить від того, працює ваш принтер чи ні, а про те, щоб знати, що вам потрібно працювати розумніше та швидше та скористатися всіма перевагами сучасних принтерів і багатофункціональних принтерів (БФП). Апарат Xerox може розвиватися відповідно до змін ваших потреб. Тож, хоча сьогодні вам можуть не знадобитися X або Y, вам потрібно планувати майбутнє та мати впевненість, що ви можете легко додати вдосконалення, щоб ваш принтер адаптувався та відповідав вашій мінливій ситуації.

Як ми бачили, «Принтер» — це мітка, яка навряд чи починає описувати все, що можуть зробити принтери.

Сплануйте своє майбутнє друкування та дізнайтеся більше про такі інструменти підвищення продуктивності, як Xerox Workflow Central Platform і найновіший ряд принтерів і багатофункціональних принтерів Xerox , призначених для зростаючих малих і середніх підприємств і робочих груп.